Tyypillinen on avoin menettely, jolloin yhdistys jättää kilpailutukseen tarjouksen. Käytössä on myös palvelusetelijärjestelmä/dynaaminen pienhankinta, jolloin tilaaja hyväksyy palveluntuottajat hakemusmenettelyllä. Pieniä ostoja tehdään myös suorahankintoina.
Hankintalain mukaan tarjous on oltava nähtävillä ja osallistujia tulee kohdella tasapuolisesti. Jokaisella yrityksellä, joka täyttää kriteerit, tulee olla mahdollisuus voittaa kilpailutus.
Miten valmistaudun kilpailutuksiin?
Yhdistyksen kannattaa osallistua itseään kiinnostavien hankintojen markkinakartoituksiin, joista saa etukäteen tietoa tulevasta hankinnasta. Samalla voi päästä esittelemään yhdistystä hankintayksikölle. Markkinakartoitukseen osallistumalla saattaa pystyä vaikuttamaan myös varsinaisen hankintailmoituksen yksityiskohtiin.
Valmistautuessa kannattaa selvittää oman toimialan tilanne markkinoilla: mitä sopimuksia toimialalla on, ketkä tuottavat kyseistä palvelua ja mitä edellisessä kilpailutuksessa on edellytetty?
Kun olet selvittänyt, mitä palveluja ostetaan, selvitä myös milloin niiden sopimuskausi päättyy. Näin pystyt ennakoimaan, milloin kilpailutus avataan. Käytä hyödyksesi hankintavahtia (HILMA).
Miten osallistun kilpailutuksiin?
- Seuraa julkisten hankintojen kilpailutuksia HILMA-sivustolla.
- Kun löydät sopivan kilpailutuksen, tutustu tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin huolellisesti.
- Varmista, että kykenet esittämään kaikki pyydetyt tiedot.
- Laske omat kustannukset ja resurssit oikein. Muista varata riittävä kate vähintään riskien toteutumiselle.
- Tee tarjous täysin ohjeiden mukaisesti ja määräajan puitteissa.
Mitä pitää huomioida?
- referenssit
- soveltuvuusvaatimukset
- kyetäänkö toimittamaan tarvittava laatu ja volyymi
- pyydetyt asiakirjat
- ehditäänkö tarjous tehdä määräaikaan mennessä
- ajoitus (huolehdi siitä, että ehdit tehdä tarvittaessa lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä)
Teksti: Eeva Salmi