Tulosperusteinen hankinta keskittyy tuotettuun arvoon, laatuun ja konkreettisiin tuloksiin sen sijaan, että hankinta perustuisi esimerkiksi käytettyihin resursseihin. Mallin tavoitteena on edistää yhteiskunnallista vaikuttavuutta mittaamalla esimerkiksi toimittajan suoriutumista ja saavutettuja vaikutuksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.
Ei-tulosperusteinen palveluhankinta voisi esimerkiksi määritellä, että palvelussa on oltava aina viisi työntekijää yhtä aikaa töissä. Tulosperusteinen palveluhankinta taas voisi määritellä, että asiakkaat tulee palvella kymmenessä minuutissa tai nopeammin. Nopeammasta palvelusta voitaisiin myös palkita toimittajaa.
Julkisten ostajien on hankittava uusia taitoja ja osaamista siirtyäkseen tulosperusteiseen, arvokeskeiseen hankintaan. Toisaalta toimittajat, esimerkiksi yhteiskunnalliset yritykset tarvitsevat erityisesti vahvoja vuorovaikutustaitoja osallistuakseen hankintoihin. Kun molemmilla osapuolilla on tarvittavat kyvykkyydet, voidaan tulosperusteisella hankinnalla vastata loppukäyttäjien ja yhteiskunnan tarpeisiin tavalla, johon perinteinen, kustannuskriteereihin perustuva kilpailutus ei aina pysty.
Hankinnan suunnittelu ja neuvotteluvaihe
Tulosperusteisten hankintojen alkumäärittelyt luovat perustan koko prosessille. On tärkeää, että ostaja ja toimittaja määrittelevät yhdessä tarpeet ja tavoitteet, odotetut tulokset sekä mittarit tulosten arviointiin.
Julkisille asiakkaille toimittaville yrityksille olennaista on kyky määritellä tuotettu arvo tai hyödyt suhteessa yhteiskunnallisiin tarpeisiin. Julkisen asiakkaan ja toimittajan on yhteisymmärryksessä kyettävä määrittelemään ja kytkemään mittarit sovittuihin hankinnan kohteisiin. Toimittajien kannattaa valmistautua tähän vaiheeseen tuomalla esiin, miten heidän arvolupauksensa linkittyy hankinnan tavoitteisiin ja mahdollisiin mittareihin. Julkinen ostaja voi tämän pohjalta laatia ehdotuksia mittareista, joiden avulla tuloksia mitataan. Lisäksi toimittajilla on oltava käsitys ja suunnitelma siitä, miten tuloksellisuus kytkeytyy hankinnan onnistumiseen.
Kilpailutus- ja sopimusvaihe
Kilpailutus- ja sopimusvaiheen keskeisiä operatiivisia taitoja ovat kyky kytkeä tulostavoitteet ja mittarit maksuihin sekä kyky sisällyttää sopimukseen tarvittavaa joustavuutta. Avoimessa yhteistyössä toimittaja voi rakentaa luottamusta asiakkaaseen. Tämä on erityisen arvokasta, jos sopimukseen tavoitellaan joustavuutta hyödynnettäväksi sopimuskaudella.
Selvästi yleisin tapa julkisissa hankinnoissa on yhdistää maksut osittain tuloksiin käyttäen bonusjärjestelmää. Mahdollista on myös sopia maksamisesta pelkästään tulokseen perustuen.
Kyky kytkeä maksut tulokseen joko osittain tai kokonaan vaikuttaa merkittävästi tulosperusteisten julkisten hankintojen onnistumiseen. Julkinen ostaja päättää, millainen tulosperusteisuus tai bonus-sanktiomalli tarjouspyyntöön sisällytetään. Toimittajat kuitenkin toivovat vuorovaikutusta, jossa hinnoittelun ja tuloksen yhteydestä keskustellaan molempien osapuolten kesken. Tällöin toimittajan malli ei olisi vain lähtötieto ostajien päätöksenteossa, vaan toimittajan näkemys tulisi aidosti kuulluksi.
Sopimusten joustavuus on keskeinen kyvykkyys: se mahdollistaa jatkuvan kehittämisen ja mahdollisten tavoite- tai mittarivirheiden korjaamisen sopimuskauden aikana. Sekä ostajat että toimittajat kokevat tämän tärkeäksi sopimuksen toimivuuden ja oikeudenmukaisuuden kannalta.
Sopimuskauden aikana on tärkeää kyetä havaitsemaan uusia, joko lyhyen tai pitkän aikavälin mahdollisuuksia, sopimuskauden kokemuksiin perustuen. Mahdollisuuksia voidaan havaita mittareiden seurannan tai osapuolten välisen vuoropuhelun kautta. Osapuolten väliseen vuoropuheluun perustuva uusien mahdollisuuksien havainnointi korostui tutkimuksemme tuloksissa enemmän kuin mitattuun tietoon perustuva havainnointi. Usein nämä havainnot tukevat seuraavien sopimuskausien suunnittelua, mutta joskus niihin voidaan tarttua jo meneillään olevan sopimuskauden aikana. Erityisesti lyhyen aikavälin parannuksia voidaan tehdä, jos sopimukseen rakennettu joustavuus sen sallii ja osapuolet kykenevät mukauttamaan toimintaansa kehitystarpeen mukaisesti.
Elina Karttunen työskentelee tutkijatohtorina Lappeenrannan-Lahden teknillisessä yliopistossa ja tutkii aktiivisesti hankintojen johtamista sekä yksityisellä että julkisella puolella.
Tämä kirjoitus on laadittu seuraavan julkaisun pohjalta:
Loijas, K., Jääskeläinen, A., & Karttunen, E. (2024). Dyadic capabilities in implementing performance-based public procurement. Journal of Business & Industrial Marketing, 39(13), 128-144.
Tarkempia tietoja tutkimuksesta saatavilla myös suomeksi:
Heikkilä, J., Jääskeläinen, A., Karttunen, E., Lintukangas, K. (2024). Julkisen hankinnan muutos : hintakeskeisyydestä yhteiskunnallisen arvon luontiin. Tampereen yliopisto. ISBN 978-952-03-3540-3.
< https://lutpub.lut.fi/bitstream/handle/10024/168228/Julkisen%20hankinnan%20muutos%20-%20hintakeskeisyydest%C3%A4%20yhteiskunnallisen%20arvon%20luontiin%20%281%29.pdf?sequence=1&isAllowed=y>